Zu den größten Herausforderungen des Projektmanagements zählt neben konstantem Zeitdruck und großem Organisationsaufwand ein hohes Informationsaufkommen. Für den Erfolg eines Projekts sind verteilte Datenmengen und mangelnde Übersicht daher echte Showstopper. Projektmanager*innen müssen zu jeder Zeit und von überall Kontrolle über das vorhandene und notwendige Wissen behalten. Das erfordert effizientes Wissensmanagement und die Wahl des hierfür richtigen Tools ist entscheidend. 

Projekte von A bis Z in einem Workspace organisieren

Infinity Maps deckt das gesamte Spektrum von Notiz App über Strategie Tool bis Präsentationsmedium ab und eignet sich durch seine Ausrichtung auf kognitive Prozesse besonders für komplexe Fragestellungen. Der gesamte Projektverlauf kann in einer Map ohne Toolwechsel dargestellt und bearbeitet werden. 

Vom Onboarding …

Bereits vor Projektbeginn stehen Projektmanager*innen vor der ersten Hürde, Orientierung im Unternehmen zu erlangen. Einfache Organigramme können oft die vernetzte Realität zwischen internen und externen Stakeholdern nicht hinreichend abbilden. Im Gegensatz zu anderen Anwendungen können Inhalte in Infinity Maps in Ebenen gestaffelt werden. Zusätzlich können beliebige Verbindungen gezogen und bei Bedarf aus- oder eingeblendet werden. Anstelle eines undurchdringlichen Gewebes erstellen Nutzer*innen so auch bei großen und vernetzten Datenmengen klar strukturierte Wissenslandkarten und behalten mit einer Stakeholder-Map Zusammenhänge während des Projektverlaufs stets im Blick.

Schon beim ersten Gespräch kann es hilfreich sein, Infinity Maps zu nutzen: Stichpunkte zu den Zielen und Problemen der Kund*innen werden frei notiert und anschließend geordnet. Gerade zu Beginn erleichtern freie Notizen das Brainstorming, in dieser Phase können die Wissenslandkarten wie eine Mindmap eingesetzt werden.

… zum Abschlussbericht

Als Ausgangspunkt für die Konzeption müssen diese jedoch mit Inhalten angereichert, sortiert und verknüpft werden. Oft kristallisiert sich erst in diesem Prozess die Struktur heraus, die für die Strategieentwicklung am besten geeignet ist. Infinity Maps bietet die volle Flexibilität, ohne Werkzeugwechsel alles an einer Stelle detailliert auszuarbeiten, kontinuierlich zu ergänzen oder umzustrukturieren und übersichtlich aufzubereiten.

So kann z.B. die Agenda für einen Workshop zu einem dichten Konzept und schließlich zu einer transparenten Projektdokumentation heranwachsen. Dabei spielt es keine Rolle, wie komplex oder umfangreich die Inhalte sind. Infinity Maps kann tausende von Informationen aufnehmen und ist unbegrenzt erweiterbar, wobei jederzeit eine mühelose und schnelle Navigation gewährleistet ist. So ist es möglich, auch mehrere Projekte in einer einzigen Map zu verwalten.

Multiprojektmanagement auf einen Blick

Gerade das Multiprojektmanagement stellt Verantwortliche vor die Herausforderung, Informationen aus verschiedenen Unternehmen, Systemen oder Bereichen zusammenzuführen und zu priorisieren, Abhängigkeiten zu visualisieren und zu koordinieren, Synergien zu erkennen und fruchtbar zu machen. Probleme resultieren häufig aus einer fehlenden Übersicht über alle Projekte und einer unvollständigen Dokumentation. Alle relevanten Projektinformationen müssen jederzeit als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stehen, um schnell handeln und verständlich kommunizieren zu können. Eine zentrale Plattform für den Wissenstransfer minimiert Doppelarbeit in Unternehmen, hilft aber auch, das persönliche Wissensmanagement der Projektmanager*innen zu optimieren.

Durch Hinein- und Herauszoomen können Projekte individuell fokussiert und gleichzeitig Erkenntnisse aus parallelen Projekten gewonnen werden. Templates können den Aufwand für wiederkehrende Anwendungsfälle reduzieren. Vorlagen für Stammdaten, freie Bereiche für Notizen, Business Model Canvases und vieles mehr erleichtern die Strukturierung und bieten dennoch genügend Freiraum für Sonderfälle und individuelle Ansätze. 

Tool Kit auf den Prüfstand stellen

Beginnt der Arbeitstag von Projektmanager*innen damit, erst einmal zahlreiche Apps und Ordner zu öffnen, um sich einen Überblick über die anstehenden und aktuellen Stand der Aufgaben zu verschaffen, bevor mit der eigentlichen Arbeit am Projekt begonnen wird, sollten sie sich überlegen, ihren “Tool Pool” zu verkleinern. Infinity Maps unterscheidet sich von anderer Projektmanagement Software in seinem Fokus auf Wissenstransfer und Komplexität. Berater*innen und Manager*innen erstellen Wissenslandkarten, mithilfe derer sie viele Informationen schnell verarbeiten, komplexe Prozesse übersichtlich darstellen und Ergebnisse überzeugend präsentieren können. 

Der Artikel ist zuerst in anderer Form als Geistbeitrag auf iapm.net erschienen.